Trong số trước, chúng tôi đã giới thiệu những khái niệm cơ bản về ERP, lợi ích mà giải pháp này mang lại cho các doanh nghiệp cũng như những khó khăn và chi phí mà doanh nghiệp cần phải lường trước. Trong số này, chúng tôi giới thiệu các bước và giai đoạn cần thiết để triển khai ERP tại các doanh nghiệp…
Triển khai ERP: Vai trò của các bên
Để triển khai giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), cả phía triển khai và khách hàng cần thống nhất lập ra một Ban chỉ đạo, gồm lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp, như giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng và một số nhân sự phụ trách trực tiếp như trưởng các phòng, ban. Nhiệm vụ của Ban chỉ đạo là thiết lập chiến lược chung cho việc phát triển ERP cho doanh nghiệp, đề ra các yêu cầu cho hệ thống. Các yêu cầu này cần gắn với những mục tiêu cụ thể và có thời hạn hoàn thành.
Việc tiếp theo là cần đưa ra ngay một số cơ cấp nhân sự kịp thời và hợp lý. Cụ thể:
Về phía khách hàng: Cần một người làm Chủ nhiệm dự án. Vị này báo cáo trực tiếp cho Ban chỉ đạo và là người chịu trách nhiệm chính từ phía doanh nghiệp trong việc điều hành dự án. Công việc chính của chủ nhiệm dự án là: thiết lập các đối thoại, điều động nguồn lực dự án, điều phối ngân sách dự án, theo dõi tiến độ… Muốn làm được những điều này Chủ nhiệm dự án phải là một cán bộ quản lý hiểu biết về các quy trình nghiệp vụ của các phòng ban trong doanh nghiệp, đồng thời có đủ năng lực để đưa ra các giải pháp cho tổ dự án khi cần thiết.
Về phía nhà triển khai: Cần một người giữ vai trò Tư vấn chính và phụ trách triển khai dự án, và các nhà tư vấn khác: tư vấn quản lý, tư vấn hệ thống, tư vấn kỹ thuật. Nhiệm vụ của tư vấn chính là đưa ra kế hoạch triển khai dự án để thông qua Chủ nhiệm dự án (phía khách hàng). Trong quá trình triển khai, tư vấn chính sẽ chỉ đạo hoạt động của các tư vấn quản lý, tư vấn hệ thống và tư vấn kỹ thuật, đảm bảo các mục tiêu được doanh nghiệp đề ra trong bản định nghĩa yêu cầu, đảm bảo hoàn thành đúng hạn.
Tư vấn quản lý rất cần cho doanh nghiệp trong giai đoạn chuẩn bị triển khai ERP. Trong quá trình triển khai ERP, tư vấn quản lý cần có mặt trong đội hình triển khai để giúp tư vấn hệ thống hiểu rõ những quy trình kinh doanh cần thiết cho doanh nghiệp.
Tư vấn hệ thống là chuyên gia về hệ thống ERP dự định triển khai cho khách hàng. Tư vấn hệ thống sẽ thiết lập các cấu hình cho hệ thống để phản ánh đúng các quy trình kinh doanh của khách hàng, thiết lập phòng thử nghiệm và các mẫu thử nghiệm, cũng như tiến hành đào tạo cho khách hàng. Tư vấn hệ thống là người tiến hành 80-90% công việc hàng ngày trong quá trình triển khai dự án. Trong khi Tư vấn quản lý và Tư vấn chính có thể mang tính tổng quan, sử dụng được cho nhiều sản phẩm ERP khác nhau thì Tư vấn hệ thống thường được chuyên môn hóa cho từng sản phẩm ERP. Đối tác chính của Tư vấn quản lý là trưởng các bộ phận nghiệp vụ và những người dùng hạt giống tại doanh nghiệp.
Tư vấn kỹ thuật là một nhân viên tin học thuần túy. Trách nhiệm của Tư vấn kỹ thuật là khảo sát cơ sở hạ tầng về CNTT của doanh nghiệp, đưa ra các đề xuất giúp doanh nghiệp cải tạo cơ sở hạ tầng (phần cứng, cấu trúc mạng nội bộ, mạng diện rộng, đường truyền…) để hệ thống mới có thể chạy được. Tư vấn kỹ thuật sẽ giải quyết các vấn đề như: chuyển đổi dữ liệu, điều chỉnh mã nguồn của hệ thống, các vấn đề với hệ điều hành, tích hợp hệ thống… Tư vấn kỹ thuật là người cài đặt phần mềm và đảm bảo cho các bộ phận cấu thành như cơ sở dữ liệu, giao diện người dùng,… của hệ thống mới hoạt động nhịp nhàng với nhau.
Người dùng hạt giống: Là những người dùng chính được các phòng, ban phía khách hàng chọn ra làm việc với nhà triển khai. Người dùng hạt giống sẽ theo sát các tư vấn trong suốt thời gian dự án được triển khai tại bộ phận của họ, giúp đỡ và phối hợp với tư vấn để hiểu về cấu hình của hệ thống được cài đặt ứng dụng như thế nào. Người này sẽ đưa ra các mẫu thu nhỏ của ứng dụng doanh nghiệp dùng kiểm thử hệ thống và các thử nghiệm hẹp để kiểm tra hệ thống trước khi mở rộng triển khai cho toàn bộ doanh nghiệp. Người dùng hạt giống là đối tượng của việc đào tạo sâu về sử dụng hệ thống, theo nghĩa họ sẽ là những người được nhà triển khai chuyển giao kỹ năng làm chủ hệ thống. Sau khi nhà triển khai rút đi, người dùng hạt giống sẽ là những người huấn luyện và trợ giúp cho những người dùng khác trong bộ phận của họ. Việc chọn và chỉ định người dùng hạt giống không những cần chọn người có năng lực mà còn phải cân nhắc các yếu tố khác như thời gian họ có thể dành cho dự án, những gián đoạn có thể xảy ra…
hình triển khai một Phụ trách chất lượng. Phụ trách chất lượng thường là người có cương vị rất cao từ phía nhà triển khai. Không can thiệp gì vào chuyên môn cũng như công việc hàng ngày cả dự án, vai trò chính của Phụ trách chất lượng là đảm bảo khách hàng hài lòng với việc triển khai của dự án. Phụ trách chất lượng là người cuối cùng Chủ nhiệm dự án có thể liên hệ trong trường hợp không hài lòng với Tư vấn chính ở mức không thể dàn xếp được.
Các giai đoạn triển khai ERP
Dưới đây là mô hình triển khai mẫu ERP, gồm 5 giai đoạn: phân tích và lập kế hoạch, thiết kế, chuyển đổi dữ liệu, chạy thử, chuyển giao. Phương pháp triển khai này chỉ đề cập đến các bước liên quan trực tiếp đến việc triển khai ERP mà không bao gồm việc tư vấn về quản lý hoặc việc thực hiện những nâng cấp cần thiết cho phần cứng (máy chủ, mạng…).
Bước 1: Phân tích và lập kế hoạch
Mục tiêu: Đưa ra và thống nhất với khách hàng định nghĩa (đặc tả) yêu cầu của doanh nghiệp.
Một tình hình phổ biến ở nước ta là các doanh nghiệp (thành công) đều phát triển nhanh và rất năng động, mô hình hoạt động, sản phẩm và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp biến đổi từng ngày. Khi đưa ra và thống nhất về yêu cầu của doanh nghiệp, nói chung các doanh nghiệp đều cố gắng tiên liệu khả năng phát triển của họ trong thời gian một vài năm tới, nhưng thực tế cho thấy nhiều khi những tiên liệu này cũng thay đổi liên tục. Trong những dự án tương đối dài (trên 6 tháng) có thể gặp một vấn đề gay cấn là khi dự án đến những giai đoạn cuối doanh nghiệp lại yêu cầu thay đổi lớn về chức năng hệ thống, dẫn đến việc phải làm lại, và dự án không thể kết thúc được.
Bước 2: Thiết kế
Bước 3: Chuyển đổi dữ liệu
Bước 4: Chạy thử
Bước 5: Bàn giao
Trong số trước, chúng tôi đã giới thiệu những khái niệm cơ bản về ERP, lợi ích mà giải pháp này mang lại cho các doanh nghiệp cũng như những khó khăn và chi phí mà doanh nghiệp cần phải lường trước. Trong số này, chúng tôi giới thiệu các bước và giai đoạn cần thiết để triển khai ERP tại các doanh nghiệp…
Vào tháng 11-2013, PATSOFT cùng Oracle đã tổ chức thành công hội thảo ERP trong ngành may mặc bằng giải pháp JDEdwards.
Vào tháng 11-2013, PATSOFT cùng Oracle đã tổ chức thành công hội thảo ERP trong ngành may mặc bằng giải pháp JDEdwards.
Sau một thời gian triển khai dự án ERP tại Công ty Cổ phần Bao bì Nhựa Tân Tiến (TAPACK), nay hệ thống đã được áp dụng đối với văn phòng và nhà máy tại KCN Tân Bình, Tp.HCM cũng như chi nhánh tại Bắc Ninh.
Với việc ứng dụng hệ thống ERP-B4U này, TAPACK nhận thấy rằng các thông tin quản lý được thống nhất với nhau, liên kết được các dữ liệu giữa các phòng ban, thời gian xử lý công việc được rút ngắn, giúp đưa ra các quyết định kịp thời, nhanh chóng và chính xác cho các chiến lược kinh doanh từ đó tiết kiệm được chi phí và tăng lợi nhuận về cho công ty.
Sau một thời gian triển khai dự án ERP tại Công ty Cổ phần Bao bì Nhựa Tân Tiến (TAPACK), nay hệ thống đã được áp dụng đối với văn phòng và nhà máy tại KCN Tân Bình, Tp.HCM cũng như chi nhánh tại Bắc Ninh.
Công ty bạn đang tìm kiếm giaỉ pháp ERP để triển khai thì những yếu tố sau cần được đưa ra xem xét: ai là nhà cung cấp phù hợp với hệ thống ERP của doanh nghiệp? cần phải hỏi những câu hỏi như thế nào, làm thế nào để dự án thành công ngay từ khi việc bắt đầu lập kế hoạch.
Vậy bạn nên bắt đầu từ đâu? ERP không phải là một hệ thống mà bất kỳ chức có thể triển khai hoặc thay thế khi nào họ muốn. ERP là một hệ thống toàn doanh nghiệp hỗ trợ tổng thể cho tất cả các luồng thông tin và các nguồn lực trotng doanh nghiệp. Bất cứ một sai lầm nào đều có thể dẫn đến hậu quả làm tiêu tốn đến hàng triệu đô, chưa kể đến lượng thời gian bị lãng phí và vô số các vấn đề tiềm ẩn có thể xảy ra khiến cho công ty bạn gặp rắc rối trong một thời gian dài.Do đó việc đề phòng những hậu quả lớn có thể xảy ra, việc chuẩn bị tốt trước tikhi áp dụng bất kỳ thay đổi nào hệ thống tổ chức của bạn là cực kỳ quan trọng.
Để ngăn chặn những nguy cơ có thể xảy ra, các công ty và trưởng bộ phận IT cần phải tham gia vào quá trình lên kế hoạch chi tiết, tiến hành những nghiên cứu ở cấp độ cao cũng như phân tích các điểm quan trọng đối với mỗi lựa chọn khác nhau, tham khảo ý kiến của các chuyên gia để xác định các nhà cung cấp dịch vụ phù hợp với hệ thống ERP của bạn. Chuỗi bài viết này sẽ hướng dẫn 5 việc bạn cần làm giúp lựa chọn hệ thống ERP tốt nhất cho doanh nghiệp
1.Theo dõi thời gian triển khai và chi phí
Theo Rebecca Wetterman – nhà phân tích hệ thống ERP, công ty Nucleus Research Inc – trụ sở Boston – câu hỏi phổ biến thường gặp nhất là làm thế nào để các nhà cung cấp dịch vụ ERP có thể giúp họ theo dõi chi phí ngân sách và mất bao lâu để triển khai dự án một cách đầy đủ, cấu hình hoàn chỉnh và đi vào hoạt động (go-live). Họ muốn có những thông tin này để đưa ra những quyết định tốt hơn và giữ quyền kiểm soát những hoạt động đang xảy ra trong tổ chức.
2.Tìm kiếm các công cụ lập kế hoạch thế hệ mới
Khi các tổ chức đạt đến một kích thước nhất định, cách vận hành doanh nghiệp theo lối mòn rất khó đem lại hiệu quả, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp ở tầm trung trong thị trường. Không giống các tổ chức nhỏ có thể hoạt động tốt bằng những ứng dụng đơn giản, các doanh nghiệp tầm trung phải có một bước tiến xa hơn để có thể nâng tầm khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Kết quả là, họ cần phải có các ứng dụng mạnh hơn và dĩ nhiên là phức tạp hơn giúp hỗ trợ sự phát triển của doanh nghiệp, Trong một số trường hợp, hệ thống ERP có thể trở thành một rào cản và trở ngại cho các doanh nghiệp vì có quá nhiều vần đề phức tạp nảy sinh từ việc thực hiện hệ thống mới và những vấn đề này quá lớn để có thể giải quyết.
3.Lựa chọn đối tác một cách khôn ngoan
4.Tìm kiếm đối tác thích hợp thông qua mạng lưới quen biết.
Chúng ta đã biết tầm quan trọng của của việc tìm đối tác thích hợp để có thễ triển khai hệ thống ERP một cách thành công, nhưng làm thế nào để bạn tìm ra họ? Hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ ERP, vì vậy rất khó để chọn một trong số hàng ngàn mà không có một hướng dẫn thích hợp.
5.Nghiên cứu nhiều nhất có thể
6.Kết luận
Theo TRG
Công ty bạn đang tìm kiếm giaỉ pháp ERP để triển khai thì những yếu tố sau cần được đưa ra xem xét: ai là nhà cung cấp phù hợp với hệ thống ERP của doanh nghiệp? cần phải hỏi những câu hỏi như thế nào, làm thế nào để dự án thành công ngay từ khi việc bắt đầu lập kế hoạch.
Trong quá trình triển khai ERP, phân hệ sản xuất (Manufacturing – MFG) được xem là phân hệ khó, phức tạp và tốn nhiều thời gian nhất khi đưa vào áp dụng vì bản thân sản xuất đã rất đa dạng về ngành nghề, mỗi lĩnh vực sản xuất có những đặc thù quản lý riêng.
Để triển khai thành công và hiệu quả phân hệ này, đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định mục tiêu và phạm vi rõ ràng, chọn giải pháp phù hợp và đặc biệt là chọn nhà tư vấn triển khai có kinh nghiệm và am hiểu sản phẩm.
CÁC YÊU CẦU CẦN CÓ KHI ÁP DỤNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ SẢN XUẤT:
Trên thực tế, mỗi một đơn vị sản xuất là một quy trình riêng biệt và không thể giống hệt như nhau được. Chính vì vậy mà các chương trình quản lý chuyên biệt về sản xuất mới chia ra thành nhiều nhóm chương trình quản lý sản xuất khác nhau như sản xuất liên tục (Process Manufacturing - có nơi còn gọi là sản xuất phức hợp), sản xuất rời rạc (Discrete Manufacturing - có nơi còn gọi là sản xuất đơn), sản xuất theo dự án (Project Manufacturing) …
LƯU Ý KHI TRIỂN KHAI PHÂN HỆ QUẢN LÝ SẢN XUẤT
Xác định rõ yêu cầu và phạm vi triển khai
Lưu ý khi lập giải pháp quản lý sản xuất
Không phá vỡ kiến trúc hệ thống
Áp dụng ERP trong các DN sản xuất là thật sự cần thiết
KẾT LUẬN
Theo FTP ERP
Trong quá trình triển khai ERP, phân hệ sản xuất (Manufacturing – MFG) được xem là phân hệ khó, phức tạp và tốn nhiều thời gian nhất khi đưa vào áp dụng vì bản thân sản xuất đã rất đa dạng về ngành nghề, mỗi lĩnh vực sản xuất có những đặc thù quản lý riêng.