Title: Triển khai ERP cần phải làm gì?

Trong số trước, chúng tôi đã giới thiệu những khái niệm cơ bản về ERP, lợi ích mà giải pháp này mang lại cho các doanh nghiệp cũng như những khó khăn và chi phí mà doanh nghiệp cần phải lường trước. Trong số này, chúng tôi giới thiệu các bước và giai đoạn cần thiết để triển khai ERP tại các doanh nghiệp…

Triển khai ERP: Vai trò của các bên

Để triển khai giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), cả phía triển khai và khách hàng cần thống nhất lập ra một Ban chỉ đạo, gồm lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp, như giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng và một số nhân sự phụ trách trực tiếp như trưởng các phòng, ban. Nhiệm vụ của Ban chỉ đạo là thiết lập chiến lược chung cho việc phát triển ERP cho doanh nghiệp, đề ra các yêu cầu cho hệ thống. Các yêu cầu này cần gắn với những mục tiêu cụ thể và có thời hạn hoàn thành.

Việc tiếp theo là cần đưa ra ngay một số cơ cấp nhân sự kịp thời và hợp lý. Cụ thể:

• Về phía khách hàng: Cần một người làm Chủ nhiệm dự án. Vị này báo cáo trực tiếp cho Ban chỉ đạo và là người chịu trách nhiệm chính từ phía doanh nghiệp trong việc điều hành dự án. Công việc chính của chủ nhiệm dự án là: thiết lập các đối thoại, điều động nguồn lực dự án, điều phối ngân sách dự án, theo dõi tiến độ… Muốn làm được những điều này Chủ nhiệm dự án phải là một cán bộ quản lý hiểu biết về các quy trình nghiệp vụ của các phòng ban trong doanh nghiệp, đồng thời có đủ năng lực để đưa ra các giải pháp cho tổ dự án khi cần thiết.

• Về phía nhà triển khai: Cần một người giữ vai trò Tư vấn chính và phụ trách triển khai dự án, và các nhà tư vấn khác: tư vấn quản lý, tư vấn hệ thống, tư vấn kỹ thuật. Nhiệm vụ của tư vấn chính là đưa ra kế hoạch triển khai dự án để thông qua Chủ nhiệm dự án (phía khách hàng). Trong quá trình triển khai, tư vấn chính sẽ chỉ đạo hoạt động của các tư vấn quản lý, tư vấn hệ thống và tư vấn kỹ thuật, đảm bảo các mục tiêu được doanh nghiệp đề ra trong bản định nghĩa yêu cầu, đảm bảo hoàn thành đúng hạn.

• Tư vấn quản lý rất cần cho doanh nghiệp trong giai đoạn chuẩn bị triển khai ERP. Trong quá trình triển khai ERP, tư vấn quản lý cần có mặt trong đội hình triển khai để giúp tư vấn hệ thống hiểu rõ những quy trình kinh doanh cần thiết cho doanh nghiệp.

• Tư vấn hệ thống là chuyên gia về hệ thống ERP dự định triển khai cho khách hàng. Tư vấn hệ thống sẽ thiết lập các cấu hình cho hệ thống để phản ánh đúng các quy trình kinh doanh của khách hàng, thiết lập phòng thử nghiệm và các mẫu thử nghiệm, cũng như tiến hành đào tạo cho khách hàng. Tư vấn hệ thống là người tiến hành 80-90% công việc hàng ngày trong quá trình triển khai dự án. Trong khi Tư vấn quản lý và Tư vấn chính có thể mang tính tổng quan, sử dụng được cho nhiều sản phẩm ERP khác nhau thì Tư vấn hệ thống thường được chuyên môn hóa cho từng sản phẩm ERP. Đối tác chính của Tư vấn quản lý là trưởng các bộ phận nghiệp vụ và những người dùng hạt giống tại doanh nghiệp.

• Tư vấn kỹ thuật là một nhân viên tin học thuần túy. Trách nhiệm của Tư vấn kỹ thuật là khảo sát cơ sở hạ tầng về CNTT của doanh nghiệp, đưa ra các đề xuất giúp doanh nghiệp cải tạo cơ sở hạ tầng (phần cứng, cấu trúc mạng nội bộ, mạng diện rộng, đường truyền…) để hệ thống mới có thể chạy được. Tư vấn kỹ thuật sẽ giải quyết các vấn đề như: chuyển đổi dữ liệu, điều chỉnh mã nguồn của hệ thống, các vấn đề với hệ điều hành, tích hợp hệ thống… Tư vấn kỹ thuật là người cài đặt phần mềm và đảm bảo cho các bộ phận cấu thành như cơ sở dữ liệu, giao diện người dùng,… của hệ thống mới hoạt động nhịp nhàng với nhau.

• Người dùng hạt giống: Là những người dùng chính được các phòng, ban phía khách hàng chọn ra làm việc với nhà triển khai. Người dùng hạt giống sẽ theo sát các tư vấn trong suốt thời gian dự án được triển khai tại bộ phận của họ, giúp đỡ và phối hợp với tư vấn để hiểu về cấu hình của hệ thống được cài đặt ứng dụng như thế nào. Người này sẽ đưa ra các mẫu thu nhỏ của ứng dụng doanh nghiệp dùng kiểm thử hệ thống và các thử nghiệm hẹp để kiểm tra hệ thống trước khi mở rộng triển khai cho toàn bộ doanh nghiệp. Người dùng hạt giống là đối tượng của việc đào tạo sâu về sử dụng hệ thống, theo nghĩa họ sẽ là những người được nhà triển khai chuyển giao kỹ năng làm chủ hệ thống. Sau khi nhà triển khai rút đi, người dùng hạt giống sẽ là những người huấn luyện và trợ giúp cho những người dùng khác trong bộ phận của họ. Việc chọn và chỉ định người dùng hạt giống không những cần chọn người có năng lực mà còn phải cân nhắc các yếu tố khác như thời gian họ có thể dành cho dự án, những gián đoạn có thể xảy ra…

• Phụ trách chất lượng: Nhiều nhà triển khai ngoài Tư vấn chính còn đưa vào đội

hình triển khai một Phụ trách chất lượng. Phụ trách chất lượng thường là người có cương vị rất cao từ phía nhà triển khai. Không can thiệp gì vào chuyên môn cũng như công việc hàng ngày cả dự án, vai trò chính của Phụ trách chất lượng là đảm bảo khách hàng hài lòng với việc triển khai của dự án. Phụ trách chất lượng là người cuối cùng Chủ nhiệm dự án có thể liên hệ trong trường hợp không hài lòng với Tư vấn chính ở mức không thể dàn xếp được.

Các giai đoạn triển khai ERP

Dưới đây là mô hình triển khai mẫu ERP, gồm 5 giai đoạn: phân tích và lập kế hoạch, thiết kế, chuyển đổi dữ liệu, chạy thử, chuyển giao. Phương pháp triển khai này chỉ đề cập đến các bước liên quan trực tiếp đến việc triển khai ERP mà không bao gồm việc tư vấn về quản lý hoặc việc thực hiện những nâng cấp cần thiết cho phần cứng (máy chủ, mạng…).

Bước 1: Phân tích và lập kế hoạch

• Mục tiêu: Đưa ra và thống nhất với khách hàng định nghĩa (đặc tả) yêu cầu của doanh nghiệp.

• Các công đoạn: Thiết lập đội dự án và phòng dự án; Thiết lập các thủ tục quản trị dự án; Đặt ra và thống nhất các mục tiêu của dự án; Đặt ra và thống nhất kế hoạch dự án; Cài đặt hệ thống ERP lên hệ thống máy chủ và các máy trạm; Thiết kế các mẫu thử cho các nghiệp vụ chính.

Một tình hình phổ biến ở nước ta là các doanh nghiệp (thành công) đều phát triển nhanh và rất năng động, mô hình hoạt động, sản phẩm và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp biến đổi từng ngày. Khi đưa ra và thống nhất về yêu cầu của doanh nghiệp, nói chung các doanh nghiệp đều cố gắng tiên liệu khả năng phát triển của họ trong thời gian một vài năm tới, nhưng thực tế cho thấy nhiều khi những tiên liệu này cũng thay đổi liên tục. Trong những dự án tương đối dài (trên 6 tháng) có thể gặp một vấn đề gay cấn là khi dự án đến những giai đoạn cuối doanh nghiệp lại yêu cầu thay đổi lớn về chức năng hệ thống, dẫn đến việc phải làm lại, và dự án không thể kết thúc được.

Bước 2: Thiết kế

• Các công đoạn: Đưa ra các quy trình nghiệp vụ; Thiết kế các đầu vào, ra của dữ liệu và các giao diện; Thiết lập và thử cấu hình hệ thống; huấn luyện người dùng.

Bước 3: Chuyển đổi dữ liệu

• Các công đoạn: Định nghĩa yêu cầu về chuyển đổi dữ liệu; Đưa ra phương pháp và thủ tục chuyển đổi; Chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới; Kiểm tra xác nhận dữ liệu trên hệ thống.

Bước 4: Chạy thử

• Các công đoạn: Chạy thử để kiểm tra; Điều chỉnh lần cuối.

Bước 5: Bàn giao

• Các công đoạn: Chạy chính thức; Kiểm toán hệ thống và đánh giá chung; Chuyển sang cho bộ phận hỗ trợ.

Title: PATSOFT tổ chức hội thảo JDEdwards trong ngành may mặc

Vào tháng 11-2013, PATSOFT cùng Oracle đã tổ chức thành công hội thảo ERP trong ngành may mặc bằng giải pháp JDEdwards.

• Với việc cạnh tranh và giảm chi phí không ngừng trong ngành công nghiệp Dệt may tại Việt Nam nói riêng và trong khu vực nói chung; các công ty Dệt May tại Việt Nam cũng bắt đầu chú ý và đầu tư vào hệ thống quản lý để nâng cao năng suất và tăng tính cạnh tranh trong ngành.
• Giải pháp ERP-JDEdwards của Oracle được đưa vào thị trường Việt Nam để giải quyết các bài toán trên.

• Với việc quản lý chuyên sâu theo nhiều ngành công nghiệp, đặc biệt là Dệt May; giải pháp JDEdwards đã quản lý toàn bộ quy trình của Doanh nghiệp từ khâu Tiếp nhận mẫu, thống nhất mẫu, lựa chọn nhà cung cấp nguyên liệu đến tiến độ sản xuất và chất lượng sản phẩm cũng như phân phối sản phẩm ra thị trường thông qua các kênh bán hàng, store,...Dựa trên thông tin dữ liệu đã được quản lý trên ERP sẽ giúp cho doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát, xét duyệt chặt chẽ trong từng công đoạn cũng như phân tích được hiệu quả giá thành theo từng hợp đồng/ đơn hàng, mặt hàng, nhà thiết kế,....

Title: Nghiệm thu dự án ERP tại TAPACK

Sau một thời gian triển khai dự án ERP tại Công ty Cổ phần Bao bì Nhựa Tân Tiến (TAPACK), nay hệ thống đã được áp dụng đối với văn phòng và nhà máy tại KCN Tân Bình, Tp.HCM cũng như chi nhánh tại Bắc Ninh.

• Với việc ứng dụng hệ thống ERP-B4U này, TAPACK nhận thấy rằng các thông tin quản lý được thống nhất với nhau, liên kết được các dữ liệu giữa các phòng ban, thời gian xử lý công việc được rút ngắn, giúp đưa ra các quyết định kịp thời, nhanh chóng và chính xác cho các chiến lược kinh doanh từ đó tiết kiệm được chi phí và tăng lợi nhuận về cho công ty.

• Về phía PATSOFT, ông Phùng Minh Triết - Giám đốc Công ty cho biết: "Dự án ERP tại TAPACK là một trong những dự án lớn của PATSOFT, góp phần khẳng định vị thế PATSOFT ngày càng vững chắc trong thị trường ERP. Ngoài ra, dự án này cũng chứng tỏ khả năng tư vấn triển khai của PATSOFT cho các công ty sản xuất nói chung và cho ngành Bao bì-Nhựa nói riêng".

Title: Kinh nghiệm lựa chọn giải pháp ERP để đầu tư triển khai hiệu quả

Công ty bạn đang tìm kiếm giaỉ pháp ERP để triển khai thì những yếu tố sau cần được đưa ra xem xét: ai là nhà cung cấp phù hợp với hệ thống ERP của doanh nghiệp? cần phải hỏi những câu hỏi như thế nào, làm thế nào để dự án thành công ngay từ khi việc bắt đầu lập kế hoạch.

Vậy bạn nên bắt đầu từ đâu? ERP không phải là một hệ thống mà bất kỳ chức có thể triển khai hoặc thay thế khi nào họ muốn. ERP là một hệ thống toàn doanh nghiệp hỗ trợ tổng thể cho tất cả các luồng thông tin và các nguồn lực trotng doanh nghiệp. Bất cứ một sai lầm nào đều có thể dẫn đến hậu quả làm tiêu tốn đến hàng triệu đô, chưa kể đến lượng thời gian bị lãng phí và vô số các vấn đề tiềm ẩn có thể xảy ra khiến cho công ty bạn gặp rắc rối trong một thời gian dài.Do đó việc đề phòng những hậu quả lớn có thể xảy ra, việc chuẩn bị tốt trước tikhi áp dụng bất kỳ thay đổi nào hệ thống tổ chức của bạn là cực kỳ quan trọng.

Để ngăn chặn những nguy cơ có thể xảy ra, các công ty và trưởng bộ phận IT cần phải tham gia vào quá trình lên kế hoạch chi tiết, tiến hành những nghiên cứu ở cấp độ cao cũng như phân tích các điểm quan trọng đối với mỗi lựa chọn khác nhau, tham khảo ý kiến của các chuyên gia để xác định các nhà cung cấp dịch vụ phù hợp với hệ thống ERP của bạn. Chuỗi bài viết này sẽ hướng dẫn 5 việc bạn cần làm giúp lựa chọn hệ thống ERP tốt nhất cho doanh nghiệp

1.Theo dõi thời gian triển khai và chi phí

• Theo Rebecca Wetterman – nhà phân tích hệ thống ERP, công ty Nucleus Research Inc – trụ sở Boston – câu hỏi phổ biến thường gặp nhất là làm thế nào để các nhà cung cấp dịch vụ ERP có thể giúp họ theo dõi chi phí ngân sách và mất bao lâu để triển khai dự án một cách đầy đủ, cấu hình hoàn chỉnh và đi vào hoạt động (go-live). Họ muốn có những thông tin này để đưa ra những quyết định tốt hơn và giữ quyền kiểm soát những hoạt động đang xảy ra trong tổ chức.

• Điểm thú vị ở đây là, khách hàng không chỉ muốn những con số thể hiện ngân sách và chi phí đơn giản ; họ muốn một cái gì đó cụ thể hơn. Các nhà cung cấp ERP phải giúp họ hiểu được cách thức để đưa ra những con số đó, điều này rất quan trọng cho các nhà cung cấp ERP tiếp tục thực hiện các kế hoạch, cũng như dự báo và kỳ vọng của khách hàng.

2.Tìm kiếm các công cụ lập kế hoạch thế hệ mới

• Khi các tổ chức đạt đến một kích thước nhất định, cách vận hành doanh nghiệp theo lối mòn rất khó đem lại hiệu quả, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp ở tầm trung trong thị trường. Không giống các tổ chức nhỏ có thể hoạt động tốt bằng những ứng dụng đơn giản, các doanh nghiệp tầm trung phải có một bước tiến xa hơn để có thể nâng tầm khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Kết quả là, họ cần phải có các ứng dụng mạnh hơn và dĩ nhiên là phức tạp hơn giúp hỗ trợ sự phát triển của doanh nghiệp, Trong một số trường hợp, hệ thống ERP có thể trở thành một rào cản và trở ngại cho các doanh nghiệp vì có quá nhiều vần đề phức tạp nảy sinh từ việc thực hiện hệ thống mới và những vấn đề này quá lớn để có thể giải quyết.

• Do đó, hầu hết các tổ chức đều muốn sử dụng các ứng dụng ERP một cách đơn giản, dễ dàng và có đầy đủ các mẫu truy vấn mà có thể “tự động hóa hệ thống ERP từ 80% đến 90% và các tùy chỉnh khác cho người sử dụng” Thêm vào đó, các ứng dụng ERP này đòi hỏi ít nguồn lực nội bộ hơn nhưng vẫn có thể đồng thời cung cấp thông tin hữu ích. So sánh tất cả các nhà cung cấp ERP bạn có thể gặp, và dành thời gian để đánh giá những ứng dụng phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.

3.Lựa chọn đối tác một cách khôn ngoan

• Đối tác phù hợp không chỉ cung cấp cho bạn hệ thống ERP tốt nhất, mà là hệ thống phù hợp nhất, đó là lý do lựa chọn đối tác ERP là rất quan trọng cho doanh nghiệp. Đôi khi ngay cả người trong tổ chức vẫn có thể nhầm lẫn giữa những gì họ nghĩ họ cần và những gì họ thực sự cần.Thêm vào đó, các doanh nghiệp thường muốn thay đổi phần mềm hơn là thay đổi quy trình của họ để có thể tùy chỉnh phù hợp với phần mềm. Điều này có thể và sẽ dẫn đến những vấn đề bất ngờ và phức tạp trong tương lai. Đối tác ERP phù hợp chắc chắn sẽ giúp bạn làm giảm khả năng của những vấn đề này cũng như tiết kiệm thời gian và nỗ lực của bằng cách tái định hình nhu cầu của doanh nghiệp, kiểm tra quy trình kinh doanh và cung cấp giải pháp chính xác cho từng vấn đề.

4.Tìm kiếm đối tác thích hợp thông qua mạng lưới quen biết.

• Chúng ta đã biết tầm quan trọng của của việc tìm đối tác thích hợp để có thễ triển khai hệ thống ERP một cách thành công, nhưng làm thế nào để bạn tìm ra họ? Hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ ERP, vì vậy rất khó để chọn một trong số hàng ngàn mà không có một hướng dẫn thích hợp.

• Một trong những cách dễ nhất để tìm đối tác thích hợp để làm việc đó là tìm kiếm trong mạng lưới quen biết của bạn. Nghiên cứu cho thấy, thông tin tham khảo từ đồng nghiệp là rất quan trọng và mọi người sẽ cởi mở hơn khi nói chuyện với các đồng nghiệp về những vấn đề của họ. Ngoài ra, việc chia sẻ về những kinh nghiệm tốt hay xấu về hệ thống ERP giữa các đồng nghiệp cùng cấp sẽ trở nên dễ dàng hơn. Các mạng xã hội như LinkedIn, trang ICTROI.COM, hay nhóm người sử dụng phần mềm độc lập là một nơi tốt cho các doanh nghiệp để có được thông tin phản hồi và kinh nghiệm từ các đồng nghiệp để tìm đối tác thích hợp.

5.Nghiên cứu nhiều nhất có thể

• Một lần nữa, xin phép nhấn mạnh lại rằng ERP không phải là một hệ thống nhỏ có thể dễ dàng thực hiện và thay đổi. Chỉ cần một việc nhỏ không chính xác, chiến lược kinh doanh, quy trình, thủ tục của bạn và thậm chí cả khách hàng, nhà cung cấp và các mối quan hệ đối tác có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Xem xét nhà cung cấp hệ thốnng ERP của bạn từ nhiều góc độ khác nhau; hỏi rất cả các câu hỏi mà bạn thấy liên quan để có thêm thông tin chi tiết về hệ thống ERP mới, mà bạn sẽ triển khai. Nghiên cứu về ERP nhiều hết mức có thể trước khi bạn quyết định để thực hiện một thay đổi lớn cho hệ thống kinh doanh hiện tại của bạn và ngăn ngừa bất kỳ sự hối tiếc hoặc mất mát trong tương lai.

6.Kết luận

• ERP là một trong những ứng dụng kinh doanh phức tạp và đắt tiền nhất cho mỗi doanh nghiệp. Bất chấp rủi ro cao mà doanh nghiệp sẽ phải chấp nhận khi sử dụng hệ thống ERP, các công ty vẫn muốn áp dụng hệ thống này vào các quá trình của mình do sự tiện ích khi các dòng thông tin được cải thiện, tăng cường sự tương tác giữa tiếp thị, bán hàng, kiểm soát chất lượng, quy trình sản phẩm, vật tư và nhiều lĩnh vực khác mà ERP cung cấp. Tuy nhiên, quá trình áp dụng là rất khó khăn và có thể gây ra nhiều vấn đề nghiêm trọng nếu không được thực hiện một cách cẩn thận. Các công ty cần phải xác định rõ thời gian và chi phí cũng như việc lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp thông qua những mạng lưới đồng nghiệp.

Theo TRG

Title: Kinh nghiệm triển khai ERP - phân hệ quản lý sản xuất

Trong quá trình triển khai ERP, phân hệ sản xuất (Manufacturing – MFG) được xem là phân hệ khó, phức tạp và tốn nhiều thời gian nhất khi đưa vào áp dụng vì bản thân sản xuất đã rất đa dạng về ngành nghề, mỗi lĩnh vực sản xuất có những đặc thù quản lý riêng.

Để triển khai thành công và hiệu quả phân hệ này, đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định mục tiêu và phạm vi rõ ràng, chọn giải pháp phù hợp và đặc biệt là chọn nhà tư vấn triển khai có kinh nghiệm và am hiểu sản phẩm.

CÁC YÊU CẦU CẦN CÓ KHI ÁP DỤNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ SẢN XUẤT:

• Trên thực tế, mỗi một đơn vị sản xuất là một quy trình riêng biệt và không thể giống hệt như nhau được. Chính vì vậy mà các chương trình quản lý chuyên biệt về sản xuất mới chia ra thành nhiều nhóm chương trình quản lý sản xuất khác nhau như sản xuất liên tục (Process Manufacturing - có nơi còn gọi là sản xuất phức hợp), sản xuất rời rạc (Discrete Manufacturing - có nơi còn gọi là sản xuất đơn), sản xuất theo dự án (Project Manufacturing) …

• Nhìn chung, trên thực tế của các đơn vị đã ứng dụng ERP và sản xuất tại Việt Nam như Mía đường Lam Sơn, Bánh kẹo Biên Hòa (Bibica), Savimex, EuroWindow hay Prime Group …, những việc đầu tiên mà hệ thống cần đáp ứng là phần khai báo linh hoạt với bộ tham số tiện dụng để ứng dụng được theo các quy trình quản lý đặc thù. Chính việc khai báo thuận tiện này giúp các đơn vị có quy trình sản xuất phức tạp sẽ quản lý được dễ dàng hơn các quy trình sản xuất của mình. Quản lý sản xuất đòi hỏi chương trình phải xác định được việc lập kế hoạch sản xuất, tính toán thời gian sản xuất, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, tính giá thành kế hoạch … Để làm được điều này, các phân hệ sản xuất trong ERP cần cho phép người sử dụng khai báo định mức nguyên vật liệu (Bill of Material - BOM) và quy trình sản xuất (Routing). Không chỉ có khai báo về bảng định mức nguyên vật liệu, phân hệ quản lý sản xuất đồng thời phải khai báo được lịch sản xuất, năng lực sản xuất bao gồm các nguồn lực như nhân công, máy móc, công cụ sản xuất, thời gian, chi phí … Vì chính những thông số được khai báo ở đây là cơ sở để tính toán được các chỉ tiêu nói trên. Một điều cần nhấn mạnh rằng đối với những đơn vị có hệ thống định mức nguyên vật liệu phức tạp (ví dụ mỗi đơn hàng cần khai báo lại một bộ định mức nguyên vật liệu mới) thì rất nên xem xét giải pháp với nhà tư vấn triển khai có kinh nghiệm để việc khai báo này được thuận lợi, không biến việc nhập số liệu trở thành một sự cản trở về mặt thời gian của thực hiện sản xuất.
• Một trong những mong chờ của các DN khi triển khai ERP vào quản lý sản xuất chính là việc ERP có trợ giúp gì DN trong việc lập kế hoạch sản xuất (KHSX) hay không. Quá trình lập KHSX thường bắt đầu từ việc xác định và tổng hợp nhu cầu sản xuất từ các nguồn khác nhau như các hợp đồng bán hàng, phần sản xuất theo dự báo … qua quá trình kiểm tra năng lực sản xuất, thời gian cần cho sản xuất, số lượng tồn kho của hàng bán cũng như vật tư cho SX … của từng thành phẩm hay bán thành phẩm. Điều cần thiết ở đây là hệ thống ERP cần tính toán để có được ngày bắt đầu sản xuất tối ưu nhằm đáp ứng được các nhu cầu này. Riêng đối với các DN có nhiều chi nhánh hoặc nhà máy cách xa nhau, hệ thống ERP nên cho phép việc lập KHSX ở mức tổng để có được kế hoạch điều hàng, tận dung các nguồn lực một cách hợp lý và hiệu quả nhất. Kết quả cần có của hệ thống ERP chính là các “lệnh sản xuất” tương ứng để đáp ứng với nhu cầu đề ra.
• Xác định nhu cầu nguyên vật liệu để đáp ứng được kế hoạch sản xuất là một yêu cầu cơ bản của phân hệ QLSX trong ERP. Điều DN cần của việc hoạch định này chính là tổng hợp được thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như từ bảng Định mức NVL, từ các đơn mua hàng dở dang, các lệnh sản xuất dở dang, từ số liệu tồn kho NVL, thời gian cung ứng vật tư … để tính ra được số lượng vật tư cần cung cấp thêm. Nếu cần mua thì có ngày đặt hàng phù hợp cho tất cả các NVL liên quan. Kết quả cần có của việc xác định nhu cầu NVL là các phiếu yêu cầu cung ứng vật tư chuyển sang bộ phận cung ứng.
• Cần chú ý là khi hoạch định nhu cầu NVL, phân hệ QLSX trong ERP cần hoạch định lại các lệnh sản xuất thành phẩm cũng như bán thành phẩm tương ứng và cho phép kiểm tra lại năng lực của tất cả các nguòn lực trước khi phát hành lệnh sản xuất một cách chính thức.
• Phần chuẩn bị cho quá trình sản xuất đã thực hiện xong. Còn lại là việc quản lý quá trình sản xuất như thế nào. Việc quản lý quá trình sản xuất bao gồm các chức năng chính như theo dõi tiến độ sản xuất của từng lệnh/lô sản xuất, tổ chức thống kê và ghi nhận tiêu hao NVL, chi phí, thời gian sản xuất, ghi nhận lượng bán thành phẩm cũng như thành phẩm hoàn thành tại từng công đoạn, từng lệnh/lô sản xuất. Đây cũng chính là cơ sở cho việc tính giá thành sản xuất, phân tích tiêu hao, tính hiệu quả sản xuất.
• Điều DN cần xem xét xem ở đây là phân hệ quản lý tiến độ sản xuất trong ERP đã được tích hợp chặt chẽ với các phân hệ khác như Quản lý kế hoạch sản xuất/Hoạch định nhu cầu NVL để kế thừa và chia sẻ thông tin về các lệnh sản xuất, Quản lý và xác định giá thành để tính giá thành sản xuất, Quản lý chất lượng để ghi nhận và kiểm tra chất lượng thành phẩm/bán thành phẩm làm ra và phân hệ kho để theo dõi tồn kho vật tư, bán thành phẩm, thành phẩm hay chưa.
• Phải nói rằng, bài toán tính giá thành sản xuất là bài toán “nhức đầu muôn thuở” của các DN hiện nay. Và quyết định triển khai ERP của các DN đôi khi cũng để giải quyết một vài bài toán nhức đầu này. Có thể nói tính giá thành sản xuất là một nhu cầu tiên quyết của hầu hết các DN sản xuất vì giá thành chính là cơ sở cho việc phân tích hiệu quả sản xuất, phản ánh chính xác lãi lỗ thực sự của doanh nghiệp.
• Nhìn chung, hiện nay đa phần các DN đều sử dụng phương pháp tính giá thành bình quân cuối kỳ, nghĩa là ngoài các khoản chi phí trực tiếp đã xác định trước, các khoản chi phí phân bổ sẽ được tập hợp vào cuối kỳ và khi đó sẽ xác định được giá thành sản phẩm một cách hợp lý. Phân hệ QLSX trong ERP cũng cần cho phép DN khai báo và tính giá thành kế hoạch (có thể chi tiết theo từng khoản mục chi phí) thông qua phân hệ Định mức NVL (BOM) tại thời điểm trước khi sản xuất. Trong quá trình sản xuất, phân hệ Quản lý tiến độ SX giúp DN thống kê và tập hợp chính xác các chi phí theo số phát sinh thực tế, những chi phí nào không thống kê được thì hệ thống sẽ hỗ trợ sử dụng số liệu định mức. Chính vì vậy, bất kỳ thời điểm nhập kho bán thành phẩm hay thành phẩm nào DN cũng có thể biết được tương đối chính xác giá thành sản xuất. Đến thời điểm cuối kỳ, sau khi tập hợp đầy đủ các chi phí phát sinh thực tế trong kỳ, hệ thống sẽ hỗ trợ DN tính lại giá thành thực tế trong kỳ.
• Một điều không thể quên hiện nay chính là việc quản lý chất lượng trong sản xuất. Điều cần có của phân hệ QLSX trong ERP là phải quản lý được các tiêu chuẩn chất lượng của từng vật tư, bán thành phẩm hay thành phẩm hoặc từng nhóm vật tư, lập kế hoạch lấy mẫu tự động, lấy mẫu và ghi nhận kết kiểm nghiệm của từng tiêu chuẩn chất lượng ngay trong quá trình sản xuất các bán thành phẩm và khi nhập kho thành phẩm. Thông tin về chất lượng sản phẩm cũng là cơ sở cho việc phân tích, nâng cao chất lượng, nguyên cứu và phát triển sản phẩm của DN.
• Bên cạnh đó, trong các DN sản xuất, việc nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới là một khâu khá quan trọng và không thể thiếu. Quá trình sản xuất thử, làm mẫu cũng là cơ sở cho việc xây dựng Định mức NVL, tính thời gian sản xuất… của các bán thành phẩm cũng như thành phẩm. Phân hệ QLSX trong ERP cũng cần quản lý quá trình xây dựng, thay đổi và cập nhật Định mức NVL thông qua việc sản xuất thử/làm mẫu. Sau đó các định mức NVL này sẽ được ban hành và sản xuất chính thức.

LƯU Ý KHI TRIỂN KHAI PHÂN HỆ QUẢN LÝ SẢN XUẤT

Xác định rõ yêu cầu và phạm vi triển khai

• Một trong những nguyên nhân phổ biến dẫn đến thất bại khi triển áp dụng phân hệ quản lý sản xuất là do DN và kể cả nhà tư vấn không xác định được yêu cầu quản lý và phạm vi triển khai phù hợp. Một phần là do DN chưa chuẩn bị đầy đủ cũng như chưa lường trước được khối lượng công việc mà mình sắp phải đối diện nên thông thường các DN hay đặt ra các yêu cầu quá cao dẫn đến việc không khả thi và kém hiệu quả khi đưa vào vận hành thực tế. Nhưng nguyên nhân chính vẫn nằm khả năng tư vấn của các nhà tư vấn triển khai, do chưa nắm rõ hiện trạng, thiếu kinh nghiệm triển khai thực tế nên họ ít khi xem xét các yêu cầu của DN một cách thấu đáo, dẫn đến việc thất bại do giải pháp không có tính khả thi. Trong khi thực tế, một số yêu cầu của DN thật sự là chưa cần thiết và không mang lại nhiều hiệu quả so với chi phí đầu tư. Để nhận ra điều này, đòi hỏi DN phải xác định rõ những gì mình cần và sáng suốt lựa chọn nhà tư vấn triển khai có kinh nghiệm, am hiểu sản phẩm, thể hiện đúng vai trò tư vấn nhằm mang lại hiệu quả cho DN và đảm bảo tính khả khi cao nhất cho dự án.

Lưu ý khi lập giải pháp quản lý sản xuất

• Trong quá trình triển khai ERP, phân hệ sản xuất do có nhiều đặc thù, tốn nhiều thời gian để chuẩn hóa quy trình, định mức nên thường được triển khai ở giai đoạn sau, khi mà các phân hệ khác đã vận hành trơn tru. Vì vậy trong quá trình xây dựng và xem xét giải pháp, phải xây dựng ở mức tổng quát cho cả hai trường hợp chưa có phân hệ sản xuất và khi đưa phân hệ này vào vận hành. Trong đó cấu trúc bộ mã, cách chia công đoạn sản xuất, cách thức tổ chức thống kê và yêu cầu về phân tích chi phí/giá thành sẽ quyết định và ảnh hưởng trực tiếp đến cách thức khai báo và cập nhật BOM/Routing. Điều này đòi hỏi DN và nhà tư vấn phải hết sức cân nhắc đến tính khả thi và hiệu quả để lựa chọn các giải pháp phù hợp.

Không phá vỡ kiến trúc hệ thống

• Bản thân ERP là một hệ thống được thiết kế trên một kiến trúc tổng thể, trong đó các phân hệ có sự tích hợp, liên thông chặt chẽ nhau. Thông qua kiến trúc này, hệ thống tích hợp sẵn có quy trình chuẩn được tự động hóa cao, vận hành trên môi trường cộng tác, giúp DN nâng cao kiểm soát, lập kế hoạch tối ưu hóa nguồn lực, ra quyết định kịp thời… Phân hệ sản xuất cũng là một phần cốt lõi trong kiến trúc này, vì vậy trong quá trình xây dựng giải pháp, triển khai thực tế, cần xem xét vấn đề ở mức tổng thể, không nên vì các ý do “đặc thù” mà tự ý thay đổi quy trình làm phá vỡ kiến trúc hệ thống dẫn đến việc sa lầy và thất bại.

Áp dụng ERP trong các DN sản xuất là thật sự cần thiết

• Có một suy nghĩ hết sức sai lầm khi cho rằng quản lý sản xuất có quá nhiều đặc thù, nhiều tham số nên ứng dụng ERP sẽ không mang lại hiệu quả và ít khả thi. Thực tế cho thấy quá trình ứng dụng ERP sẽ giúp cho các DN này dần xóa bỏ “đặc thù” vì xu hướng hội nhập không có chỗ cho các “đặc thù” này tồn tại. Hơn nữa, bản thân ERP là ứng dụng và cải tiến quy trình, vận hành trong môi trường cộng tác nên thông tin được chia sẻ và kiểm soát một cách chặt chẽ và kịp thời. Các công việc trước kia chủ yếu lệ thuộc vào một vài cá nhân có kinh nghiệm (như lập KHSX chẳng hạn) nay đã được “quy trình hóa” trên ERP, điều này giúp DN chủ động và an toàn hơn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.

KẾT LUẬN

• Quản lý sản xuất và tính giá thành vẫn là một bài toán khó, khi triển khai phân hệ này cần nhiều thời gian để chuẩn hóa quy trình, xây dựng định mức… Để đảm bảo thành công và mang lại hiệu quả cao nhất, DN cần xác định rõ yêu cầu và phạm vi triển khai rõ ràng, lựa chọn giải pháp ERP phù hợp, sáng suốt lựa chọn nhà tư vấn triển khai có kinh nghiệm và am hiểu giải pháp. Ví dụ quy trình quản lý sản xuất trong ERP:

Theo FTP ERP